Smart working

Lo Smart working ai tempi del Coronavirus

Credo che in questi giorni la parola più ricercata su Google dopo “Coronavirus” e “Sgarbi insulta Barbara Durso” sia “Smart working”.

Ne ho lette di ogni: “ci voleva un’epidemia per far aprire gli occhi su questa possibilità”, “finalmente anche noi italiani potremo lavorare da casa come negli altri Paesi”, “noi facciamo Smart working per tutelare la salute dei nostri dipendenti”.

Partiamo da un presupposto: io sono favorevolissimo a questa possibilità. Un’azienda per cui lavoravo lo adottava già con successo 9 anni fa, figuriamoci quale possa essere la mia opinione oggi con tutti gli strumenti che abbiamo a disposizione.

Ho più di un dubbio però su quello che sto vedendo. Davvero la gente pensa che a causa di questi terribili eventi il metodo di lavoro, i processi, gli strumenti possano cambiare diventando “Smart” da un giorno all’altro?

Cos’è lo Smart working?

Per coloro che non avessero un’idea chiara di cosa sia lo Smart working, l’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Quindi, la prima cosa da fare, è isolare la situazione attuale di emergenza da Coronavirus, collocando lo Smart working all’interno di una nuova visione organizzativa dell’azienda.

Se analizziamo la definizione data dal Politecnico di Milano, sono tre gli elementi di spunto:

  • nuova filosofia manageriale
  • scelta autonoma di spazi, orari e strumenti
  • responsabilizzazione sui risultati

Questi punti, che potrebbero sembrare ovvi, presuppongono un cambiamento radicale del tessuto imprenditoriale e industriale italiano (per non parlare del pubblico), tempi lunghi e un impiego rilevante di risorse economiche. Analizziamo i tre punti un po’ più da vicino.

Lo Smart working come nuova filosofia manageriale

Ne ho parlato più volte, ma ogni processo di cambiamento deve partire dall’alto.

Cosa significa? La direzione deve imparare a delegare le proprie responsabilità agli stretti collaboratori, smettendo di essere padrona del proprio orticello e facendo in modo che coloro che lavorano nel team si sentano parte di qualcosa che va oltre il compitino.

Significa non aver più sott’occhio ogni singolo aspetto del business, significa pensare che chi fa il lavoro al posto tuo potenzialmente lo possa fare anche meglio di te, significa dare fiducia a chi hai scelto per la crescita di tutto il team.

È un nuovo modo di pensare, un nuovo modo di intendere e vivere il lavoro, un vero e proprio cambiamento culturale e sociale.

Lo Smart working a casa o in caffetteria

Questi sono i miei due posti preferiti, la scelta cade solo sulla quantità di cibo che voglio a mia disposizione. Lo Smart working permette di scegliere spazi, orari e strumenti in piena autonomia. Io tendo sempre a scegliere luoghi tranquilli e rilassanti in modo da essere il più concentrato possibile, senza disdegnare anche 5 minuti di svago (per quel che mi riguarda, anche in fase di selezione dei collaboratori, cerco sempre di capire se una persona ha delle capacità interpersonali spiccate poiché per me è un aspetto fondamentale e imprescindibile).

Il punto è molto semplice: per poter lavorare bene, è davvero fondamentale essere seduto in ufficio dalle 8:30 alle 17:30? Io penso proprio di no!

Credo che l’azienda debba mettere nelle condizioni i propri dipendenti di dare il massimo, indipendentemente dal quando e dal dove. Questo significa dotarsi di strumenti idonei, piattaforme in cloud e servizi che mettano i lavoratori nelle condizioni di poter lavorare in qualunque luogo, a qualunque ora.

Lo Smart working responsabilizza sui risultati

Quanto detto fino ad ora non sembra poi così complicato. Sembrerebbe che con un po’ d’impegno e un bel po’ di risorse economiche, il gioco dello Smart working è fatto.

Qui però c’è lo snodo. Questa tipologia di lavoro, a mio giudizio, funziona solo ed esclusivamente in un’organizzazione basata sul raggiungimento di risultati. Essere in grado di misurare e valutare l’efficacia dello Smart working è il requisito fondamentale per implementare questa nuova filosofia manageriale.

Quante aziende italiane sono in grado di misurare i risultati di tutti i propri dipartimenti? La risposta è: ancora troppo poche!

Per questo occorre, piuttosto che seguire il trend del momento, fare una seria valutazione sul lavoro in Italia, sul posizionamento delle nostre aziende rispetto al resto del Mondo e sui metodi organizzativi attualmente in uso.

Si tratta di un lungo processo di cambiamento “socioculturaleconomico” da parte delle Istituzioni e degli imprenditori che non può compiersi in poche settimane.

Il fenomeno del Coronavirus può fare da trampolino? Forse sì, ma serve molto, molto di più.

Da cosa partire per attuare con successo lo Smart working?

Come detto, adottare politiche di Smart working significa effettuare un vero e proprio processo di change management. Per questo è necessario tenere in considerazione tre fasi:

  • La preparazione al processo di cambiamento

Dotate le persone di tutti gli strumenti hardware e software, tenendo presente ogni aspetto del business (pensate all’accesso e alla gestione di dati sensibili, connessioni VPN, …). Una volta fatto questo comunicate in maniera chiara il progetto, spiegando i benefici ai dipendenti. Infine formate tutte le persone su quelli che possono essere i cambiamenti nell’operatività quotidiana.

  • La gestione del processo di cambiamento

Una volta partiti, è fondamentale tenere monitorati i risultati, comunicandoli alle persone e facendo percepire la propria vicinanza anche stando distanti. Tenete altissimi gli standard comunicativi, poiché il gap fisico in qualche modo deve essere colmato da altri aspetti, e la comunicazione può essere un valido aiuto. Anche la scelta degli strumenti con cui farlo rappresenta un elemento fondamentale.

  • Il rinforzo del processo di cambiamento

Tutto questo non può e non deve essere un progetto one shot, piuttosto deve rappresentare un qualcosa in continua evoluzione. Ci saranno sempre aree di miglioramento quindi sperimentate e non siate statici. Lo siamo già stati fin troppo!

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